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たったこれだけでスキマ時間が浮かび上がるスケジュール管理術【02】~ ボックス式とレフト式の比較

2020.2.26 WED

 3ステップ時間管理術   ステップ1 
たったこれだけでスキマ時間が浮かび上がるスケジュール管理術【02】~ ボックス式とレフト式の比較

この章では、スケジュールを書き込むことで、自分が思うように予定を入れられる「スキマ時間」を見つけていきます。
ボックス式とレフト式の比較
では、私に「もうレフト式以外には戻れない」と思わせたその価値とはなんでしょうか。いくつか順番にご説明していきますが、「レフト式が時間管理に最適な3つの理由」を簡単に挙げますと、以下のとおりです。

「囲む」だけで、スキマ時間が浮かび上がる
時系列で書き込める
多忙感から解き放たれる

これを実感してもらうために、最も使用率が高いボックス式と比較しながら説明していきます。まず、次の図を見てください。ボックス式のカレンダーです。
ボックス式のカレンダーにスケジュールを書き込んだ見本

ボックス式のカレンダーにスケジュールを書き込んだ見本

上の図は講座でも参加者の皆さんにお見せしているのですが、多くの方が「ああ、見覚えあるなぁ」なんて感想を漏らします。あなたのカレンダーもこんな感じになっているかもしれませんね。

さて、例えば2日の欄を見てほしいのですが、スケジュールをふたつ書いたあとで、最初のスケジュールより早い9時からのスケジュールが入ってしまいました。でも上にはもう書くスペースはないので、しかたなくいちばん下に書いて矢印で上のほうに…。3日は、スケジュールがひとつなくなってしまったので線を引いて消していますね。こういうのって、手帳の「あるある」です。

そして、ボックス式だと書きこむスペースが限られているので、一日に多くのスケジュールをこなさなくてはならない時に困ってしまいます。どんどん乱雑な感じになっていきますね。

さらに、ボックス式の欠点を実感してもらうために、ひとつ質問したいと思います。そしてできれば、この質問には3秒以内に答えていただければと思います。

まず質問の前に、あなたが「頼みを断れない人」を思い浮かべてください。お客様かもしれないし、上司かもしれません。ここではその相手を仮に「Aさん」としますね。あなたにとっての「Aさん」を思い浮かべましたか?

では、心の準備をして、次の質問に進んでください。質問を読んで3秒以内で答えてくださいね。

Aさんがあなたにこう言いました。
「15時以降で2時間くらい打ち合わせの時間を取ってほしいんだけど…」

さきほどのカレンダーを見て、いつにするか、3秒以内で決めてください。決めたらまたここに戻ってきてくださいね。

さあ、あなたはAさんとの打ち合わせ、何日の何時に設定しましたか? これはリアルの講座では、本当に3秒数えてその間に答えてもらうのですが、ほとんどの方が焦って答えられます。

まず目に入る1日をチェックして、その日の15時からとりあえず入れてしまう方もいれば、5日にはふたつしか書き込みがないので「じゃあ、5日の… あ、これ一日中セミナーでした」と、言いかけて無理なことに気づく方、パッと見て予定が何も入っていない空白の6日に「放り込んで」しまう方、いろんな反応がありますが、別にこの質問の意図は「どの日に入れるのが正解か」ということを聞きたいわけではありません。ポイントは、この質問に対して多くの方が「なかなか3秒では決められない」ということです。

また、どうにかパッと決めたとしても、「本当にその時間帯がベストですか?」と聞いてもう一度ゆっくり見直してもらうと「いや、やっぱりこっちのほうがいいかな…」と、日程を変える方もいます。

そう、これこそがボックス式の弱点です。自分のスキマ時間、空き時間、時間的な余裕や詰まり具合が「パッと見」でわからないのです。書いてある内容をしっかりと読まないとスケジュールの全体像がつかめません。

では、このサンプルのカレンダーを、ボックス式からレフト式に書き換えてみましょう。それが次の図です。
ボックス式に書き込んだスケジュールをレフト式に書き替えたもの

ボックス式に書き込んだスケジュールをレフト式に書き替えたもの

いかがですか? どの日に余裕があって、どの日が詰まっているのか、それぞれの日のスケジュールがパッと見てわかりますよね。

1日は日中に余裕がある、2日も14時まで別件ですが15時からは大丈夫。5日が終日埋まっているのも一目瞭然です。そういうのがパッと見でわかります。

これならAさんに「15時以降で2時間くらい打ち合わせの時間を取ってほしいんだけど…」と言われたら、ボックス式よりもよっぽど早く簡単に「じゃあ、〇日の〇時からにしましょう」と答えられそうですよね。

これがレフト式の最大の良さ「囲むだけでスキマ時間が浮かび上がる」です。
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著:酒井 秀介 監修: 浅倉 ユキ
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