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たったこれだけでスキマ時間が浮かび上がるスケジュール管理術【04】~ [POINT]レフト式時間管理のコツ

2020.8.8 SAT

 3ステップ時間管理術   ステップ1 
たったこれだけでスキマ時間が浮かび上がるスケジュール管理術【04】~ [POINT]レフト式時間管理のコツ

この章では、スケジュールを書き込むことで、自分が思うように予定を入れられる「スキマ時間」を見つけていきます。
レフト式時間管理のコツ
この項では、レフト式を使ってスケジュールを管理していく際に、私が意識していることをお伝えします。スケジュール管理はレフト式を使うだけで改善されますが、ここでお伝えする点を意識しておくと、さらに効果が発揮されるはずです。

スケジュールはできるだけ一日にまとめる

まとまった時間が取れない、と嘆く方にまず試してほしいことです。

人は仕事や作業を中断すると格段に集中力が落ちてしまいます。その落ちた集中力が中断前の水準に戻るのに15分以上かかる、というデータもあります。それほど“中断”はあなたの作業効率に悪影響を与えるのです。

だからこそ多くの方が「まとまった時間が欲しい(でも、取れない)」と嘆いているわけですが、案外多いのが自分で細切れのスケジュールを入れてしまっていること。そこで、外出やミーティングなどのスケジュールは、できるだけ同じ日に入れるように意識してみてください。
上のスケジュールサンプルをご覧ください。ミーティングの日程を調整する際に、もしかするとこれまでなら4日はすでにアポが入っているから何も入っていない6日にしよう、なんて考えていたかもしれません。でも実はそれが大きな間違い。時間管理上の正解は、4日のアポの前後にそのミーティングを入れることです。6日に何もスケジュールが入っていないのであれば、6日はそのままスケジュールを入れないように死守しましょう。

その分、4日は少しバタバタするかもしれませんが、6日は丸一日、自分が自由に使える時間として確保していますから、4日のアポやミーティングで出てきたタスクや、普段からたまっている仕事にしっかりと集中して取り組むことができるはずです。

スケジュールとスケジュールの間隔を空けすぎない

スケジュールを同じ日にまとめるようにしていくと、当然ながら一日で何件かスケジュールが入るようになります。その際、スケジュールとスケジュールの間はあまり空けすぎないようにします。スケジュールが複数あると、忙しい気分になってつい「余裕をもって」設定したくなりますが、その余裕を意識的に小さくしていきます。

例えば、11時までの社内ミーティングが設定されていて、午後はスケジュールが入っていない日があるとします。その日にもうひとつ30分のミーティングを入れる必要が出たとしたら、理想は11時15分開始に設定することです。ミーティングとミーティングの空き時間を意図的に短くすることでこんなメリットがあります。

時間を効率的に使おうという意識が強化される

あえて予定が詰まっている状況を作ることで、テキパキと行動できるようになります。前のミーティングも時間どおりに終えるようになるはずです。

午後にまとまった時間が確保できる

午前中はちょっとバタつくかもしれませんが、その分、午後はまるまるタスクのための時間が確保できます。午前のミーティングのレポートを作成するなり、たまっていた仕事を進めるなり、集中して取り組むことができます。

もちろんミーティングの間隔の15分というのは一例ですから、移動時間があるならその分を考慮する必要がありますし、現実的な状況も考慮する必要がありますが、とにかくポイントは「必要以上の間隔を空けない」ことです。

こんな風に、意図的に空き時間を短くしていくと全体的に時間の使い方が効率的になっていくはずですから、ぜひ明日から試してみてください。

移動時間も書き込む

「移動時間は書き込むのか」という質問をよくいただきます。電車や車など、移動にある程度の時間がかかるのであればその時間ももちろん書き込んでしまいます。

ただし、電車移動であればその時間に組み込めるタスクもあるかもしれません。私の場合はメールチェック、資料の読み込み、読書、なんてタスクを入れています。でも車移動ならそれはできませんね。タスクをこなせる移動時間とタスクができない移動時間はその区別も付くようにしておくとよいでしょう。
まとめ
以上、「たったこれだけでスキマ時間が浮かび上がるスケジュール管理術」では、レフト式を使用することが、いかにスケジュールを上手に管理することにつながるかをご説明してきました。そのメリットは伝わったでしょうか。

この章で述べていることについては、本当に特別な努力は必要なく、今日からレフト式を採用するだけで効果を感じることができますから、すぐに始めてみてください。

ただ、実はこの章でいちばんお伝えしたいこと、理解してほしいことは次のことなのです。

「自分の空き時間は自分で守る、自分でコントロールする意識を持つ」

その意識こそが人生の主導権を取り戻す一歩になります。ぜひ今日から意識してみてください。
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