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やる気がなくてもタスクが片付く魔法のようなタスク管理術【01】~ やるべきタスクはすべて「フセン」で管理 ほか

2020.9.24 THU

 3ステップ時間管理術   ステップ2 
やる気がなくてもタスクが片付く魔法のようなタスク管理術【01】~ やるべきタスクはすべて「フセン」で管理 ほか

ステップ2では煩雑になりがちな「タスク」を管理する方法をお伝えします。3ステップ時間管理術でもかなり重要なステップです。
時間管理の鍵となるステップ2
ステップ1ではあなたのスキマ時間を見つける、浮かび上がらせる「スケジュール管理術」をお伝えしましたが、今度は「タスク」を管理することによって、その浮かんできたスキマ時間を最大限活用するためのステップになります。

何の努力もいりませんよ、レフト式を使うだけですよ… と書いたステップ1とは違い、ステップ2では、最初のうちは多少の努力が必要かもしれません。しかし、その効果は絶大で、一度この効果を実感すれば病みつきになるでしょう。

個人的には、このステップ2をいかに自分のものにするかが時間管理の精度を決めるといっても過言ではない、非常に重要なステップだと思っています。
やるべきタスクはすべて「フセン」で管理
おそらくあなたも何らかの形で、ご自分のタスクを管理しようとしていると思います。手帳に書いているかもしれませんし、エクセルにまとめているかもしれません。Googleカレンダーやタスク管理専用のアプリを使っているかもしれませんね。

3ステップ時間管理術では、タスクはすべて紙のフセンに書いて管理します。メモ帳でもなければ、フセンアプリでもありません。すべて、紙のフセンに手書きします。

手書きの効果についてはここでは割愛するとして、ここでは「なぜフセンなのか?」を中心にご説明していきます。
タスクをフセンで管理するメリット
タスクをフセンに書き出して管理することで、こんなメリットがあります。

フセンだから、書き出しやすい

フセンを使うことで、手帳に書くよりもグッと書きやすくなります。なぜならフセンは「使い捨て=書き捨て」がしやすいからです。

想像してみてほしいのですが、いまから思いつく限りのタスクを普段使っている手帳に書き出そうとすると、こんなことが起きるはずです。

「えーと、どこに書こうかな」と、書くスペースを探すところから始める
「あ、書き間違えちゃった」と消して書き直す
「これは、まあやらなくていいか」と思いついたタスクを書かない

これらはすべて「ムダ」です。フセンを使えばこんなムダがゼロになります。

「どこに書こうかな」→ フセンにどんどん書けばOK!
「書き間違えちゃった」→ 捨てて新しいフセンに書けばOK!
「やらなくていいか」→ 書いても捨てればいいのでとりあえず書けばOK!

特に3番目の「思いついても書かない」は、実はタスク管理上かなり致命的です。ちらりとでも思いついたのであれば、それは優先度や重要度は高くないかもしれませんが、立派なタスクのはずです。

タスクに限らず、ものごとを管理するためには、管理したい対象をすべて見えるようにしておく必要があります。見えていないものは管理できません。やる、やらない、の判断は後からするとして、まずは管理できるように書き出すこと。これが重要です。

普段使っている手帳を使うと、できるだけムダなことは書きたくない、何度も書き直して見映えを悪くしたくない、という気持ちが働くのが人情ですから、「やらないくらいなら最初から書かないでおこう」という判断をしてしまいがちです。

でもフセンなら、いくら書いても手帳は汚れませんし、見にくくもなりません。だから、もっと自由に気兼ねなく、どんなに小さなことでも書けるようになります。この部分については「タスクフセンを書き出す3つの鉄則」でもご説明します。

フセンだから、見比べながら優先順位を付けて並び替えられる

タスクをフセンに書き出すことで、タスクを見比べながら優先順位を付けることができます。
<strong>タスクを書いたフセンに優先順位を付けた例</strong> どれが急いでやるべきタスクなのかがわかります。

タスクを書いたフセンに優先順位を付けた例
どれが急いでやるべきタスクなのかがわかります。

タスクがいくつもあると覚えているだけでもたいへんですが、さらに優先順位を付けるとなると、書き出さないとほぼ不可能です。ですから、フセンにすべて書き出した後で、見比べながら優先順位を付けていきましょう。

また、剥がして貼れるフセンだからこそ、優先順位に沿って並び替えることが簡単にできます。これはタスクを手帳に書いた場合には絶対にできないことのひとつです。

フセンだから、似たようなタスク、関連するタスクをまとめられる

書き出した中には似たようなタスクや関連性の高いタスクもあると思います。似たようなタスクをまとめるというのは、買い物を例にするとわかりやすいかもしれません。

「玉ねぎを買う」
「ニンジンを買う」
「豚肉を買う」
「ジャガイモを買う」
「カレールーを買う」

これらは厳密には個別のタスクですが、バラバラに書いてあったらいくつか漏れてしまいそうです。これらを全部「買う物リスト」として一カ所にまとめておけば、家に帰ってから買い忘れに気づく… なんて破目を避けることができますね。

関連するタスクをまとめるのも同じことです。「プレゼン資料を作成する」というタスクには「リサーチをする」というタスクも絡んでくることが多いと思いますが、だとしたら、この2枚のタスクフセンは近くにまとめておいたほうが管理しやすくなり、かつ、順序も「リサーチをする」 → 「それから資料を作成する」と正しく並べることができます。
書籍で読むならこちら!
手帳とフセンで簡単・的確にスケジュールが整理できる 3ステップ時間管理術

著:酒井 秀介 監修: 浅倉 ユキ
定価:本体1,500円+税 
四六判・240ページ

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