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やる気がなくてもタスクが片付く魔法のようなタスク管理術【06】~ タスクフセンの優先順位を付ける

2020.5.25 MON

 3ステップ時間管理術   ステップ2 
やる気がなくてもタスクが片付く魔法のようなタスク管理術【06】~ タスクフセンの優先順位を付ける

ステップ2では煩雑になりがちな「タスク」を管理する方法をお伝えします。3ステップ時間管理術でもかなり重要なステップです。
タスクフセンの優先順位を付ける

ここではタスクの優先順位を付ける手順を説明していきます。

そしておそらくこの時点では、すでに細分化されたタスクフセンと、まだ細分化されていないタスクフセンが混在していると思いますが、ここでは気にする必要はありません。同列に扱って優先順位を決めていきましょう。

では、タスクフセンを見比べながら優先順位を付けて、その順位に沿って並び替えていきますが、その際に参考にしてほしい基準がふたつあります。そちらについてご説明しますので、次の表をご覧ください。

優先順位を決めるマトリックスシート

優先順位を決めるマトリックスシート

この図は、世界的名著「7つの習慣」に登場する「4つの領域」をベースにして作られたものです。3ステップ時間管理術では、オリジナルと少し項目を変えています。

縦軸は緊急度(上のほうが緊急度が高い、下のほうが低い)を表しており、横軸は左側をWISH(やりたい)、右側をMUST(やらなくてはならない)としています。それぞれの領域に簡単に説明を加えますと、次のとおりです。

右上Aのエリア:緊急度高&MUST=緊急でやらなければいけないこと
右下Bのエリア:緊急度低&MUST=緊急ではないが、やらなければいけないこと
左上Cのエリア:緊急度高&WISH=できるだけ早くやりたいこと
左下Dのエリア:緊急度低&WISH=一旦保留にしてもOKなこと

タスクフセンを貼ると、マトリックスシートは次のような状態になります。
優先順位を決めるマトリックスシートにタスクフセンを貼った例

優先順位を決めるマトリックスシートにタスクフセンを貼った例

これで、タスクフセンが優先順位に沿って4分割されたことになります。もちろん各エリア内に貼られたタスクの中でも優先順位の高い、低いはあると思いますが、まずはこの4つに分けるだけでもスッキリするでしょう。

また、もしこの時点で右上Aのエリアに「細分化する前のタスク」がある場合は、そのタスクを細分化することそのものが「緊急でやらなければいけないタスク」になります。さっそく「〇〇を細分化する」というタスクフセンを書いて、右上Aのエリアに貼りましょう。

Aのエリア以外のタスクも細分化しておくと実行しやすくなりますが、今の時点ですべてのタスクを細分化するべきとは限りません。特に、左下Dの「一旦保留にしてもOKなこと」は急いで細分化する必要はないと思いますので、どのタイミングで細分化するかはタスクの内容やご自分の状況に応じて判断してください。
[POINT]タスクの優先度決めのコツ

タスクフセンをマトリックスシートに貼る際のポイントについて補足しておきます。

すべてのフセンをどれかのエリアに割り当てる

いま出ているタスクフセンは、1枚も残さずにすべてどれかのエリアに割り当てましょう。宙ぶらりんのフセンはゼロにします。

もしかするとフセンが多すぎて、重ねて貼ってもどうしてもマトリックスシートに入り切らないかもしれません。

その場合は必ずしもマトリックスシートに貼らなくてもOKです。次の工程で貼り直すので、いったんデスクの上に広げておいてもいいですし、A3用紙やA4用紙の上に貼っておいても問題ありません。基準に沿って優先度さえ決めていればOKです。

とりあえず貼ってみる

案外やりがちなことですが、「このタスクはどのエリアに入るんだろう…」「どのエリアに入れればいいんだろう…」などと考えすぎて、なかなか貼れなかったりします。そんな時は「とりあえず」でよいのでとにかくどこかに貼りましょう。

貼るエリアはどんどん変えてOK

優先順位は他のタスクと比べて決まっていくものですから、いくつもタスクを貼っていくうちに「やっぱりこのタスクはこのエリアにしよう」と、貼るエリアが変わることもあると思いますが、それでOKです。どんどん貼り直しましょう。

「とりあえず」貼ったタスクフセンも、これを繰り返すことで「ここがいいな」になっていくはずです。

新たなタスクを思いついたらすぐに書いて貼る

タスクを見ながら作業をしていると、「あ、これもしなきゃ」と新たなタスクを思い出したり思いついたりすることがあります。

そんな時は、その場でササっと新しいフセンにその新タスクを書いて、またそのままどこかに貼ってしまいましょう。
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