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ベストタイミングでタスクを実行 “理想の一日”を作る行動管理術【01】~ 一日のスケジュールとタスクを明確にするステップ3

2020.5.25 MON

 3ステップ時間管理術   ステップ3 
ベストタイミングでタスクを実行 “理想の一日”を作る行動管理術【01】~ 一日のスケジュールとタスクを明確にするステップ3

ステップ3では、ステップ1で立てたスケジュールと、ステップ2で整理したタスクを組み合わせて、その日の仕事の内容が一目でわかる手帳に仕上げます。
一日のスケジュールとタスクを明確にするステップ3

さあ、ではいよいよ最後のステップ「ステップ3」の説明に入っていきます。ステップ1ではスケジュールを視える化しました。ステップ2ではタスクとその実行日を視える化しました。

そしてステップ3では、それらの視える化されたスケジュールとタスクをデイリーカレンダー上で組み合わせて“理想の一日”を作り上げます。3ステップ時間管理術では、このステップを「手帳ミーティング」と呼んでいます。

ここで使用するデイリーカレンダーは一日単位の「バーチカル式」です。縦軸に時間が書かれている、次のようなフォーマットのものになります。
「手帳ミーティング」で必要なデイリーカレンダーの例

「手帳ミーティング」で必要なデイリーカレンダーの例

視える化したスケジュールとタスクを組み合わせて“理想の一日”を作り上げる「手帳ミーティング」の例

視える化したスケジュールとタスクを組み合わせて“理想の一日”を作り上げる「手帳ミーティング」の例

「手帳ミーティング」で理想の一日を作り上げよう

この手帳ミーティング自体は「組み合わせるだけ」なので、手順はいたってシンプルです。それをこれから説明していきます。

1.レフト式カレンダーに書いてあるスケジュールをデイリーカレンダーに“写す”

レフト式カレンダーでは横軸でスケジュールを書いて時間をブロック状にしていましたが、デイリーカレンダーは縦型のバーチカルなので、縦軸に書き写します。デイリーカレンダーに書いてある時間軸の左側を囲むような形でスケジュールを記入してください。
デイリーカレンダーの左側にスケジュールを記入した例

デイリーカレンダーの左側にスケジュールを記入した例

2.カレンダーに貼ってあるタスクフセンをデイリーカレンダーに“移す”

次に、カレンダー上に貼ってあるタスクフセンをデイリーカレンダーに貼り移していきます。スケジュールが入っている時間帯はタスクをこなせないはずですから、スケジュールの合間にタスクフセンが入っていくイメージです。

この時に、タスクフセンの右端に書いてある見込み時間を見ながら実行する時間帯を決めていきます。空き時間が1時間のスペースに1時間以上のタスクを貼ったりしないようにしてくださいね。
スケジュールを記入したデイリーカレンダーにタスクフセンを移した例

スケジュールを記入したデイリーカレンダーにタスクフセンを移した例

手帳ミーティングは前日に

手帳ミーティングを行うタイミングについてもご説明しておきます。

手帳ミーティングは「翌日」の一日の過ごし方、理想の時間の使い方を作りあげるものなので、「前日」に実行することが大切です。つまり、朝起きてから当日の手帳ミーティングをやるのではなく、朝起きたらすでに当日の手帳ミーティングは終わっている、という状態が理想です。

この手帳ミーティングを終えて朝を迎えると、その日の一日の動き方がバッチリと決まっているので、起きた瞬間から時間をムダにすることなく、効果的・効率的に行動できるようになります。

使用するフセンの「細さ」の意味

ここでひとつ補足です。すでに私が使用しているフセンを紹介しましたが、受講者にオススメすると「細くて書きにくい」と言われることがあります。ですが、これを使用し続けている理由がこのデイリーカレンダーにあります。

実は3ステップ時間管理術で使用しているデイリーカレンダーの時間軸の高さ(細さ)は、ご紹介したフセンの高さとほぼ同じです。ですから、タスクフセンをデイリーカレンダーに貼った時に、ちょうど時間枠に収まるように貼ることができます。これが細いフセンを使用している理由です。
まとめ

スケジュールは書き「写す」。タスクは貼り「移す」。これだけで手帳ミーティングは完了です。もちろん、この手帳ミーティングも「タスク」ですから、フセンに書いて貼っておきましょう。

ただし、このステップはシンプルなだけに、それまでの準備、特にステップ2のタスクの細分化の精度が非常に重要になってきます。タスクの細分化が細かく丁寧にされていればいるほど、この手帳ミーティングも簡単にできるようになります。

ですから、タスクの細分化に慣れていないうちは、もしかすると意外に時間がかかってしまうかもしれません。タスクフセンをデイリーカレンダーに貼っていく途中で、タスクをさらに細分化する必要に気付いたり、関連するタスクを思い出したり思いついたりすることもよくあるからです。

そのため、慣れないうちは手帳ミーティングは想定よりも時間がかかるものと思って見込み時間を長めに取っておくとよいでしょう。

慣れてくれば「1日5分の手帳ミーティングで残りの23時間55分を最適化する」ができるようになりますよ。
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手帳とフセンで簡単・的確にスケジュールが整理できる 3ステップ時間管理術

著:酒井 秀介 監修: 浅倉 ユキ
定価:本体1,500円+税 
四六判・240ページ

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