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【楽しく!学べる! かじがや卓哉の iPhone豆知識】11月テーマ「テレワークに使えるiPhone便利術」署名、VIP、未読機能など、メールにまつわる便利なテクニック

2020.12.3 THU

【楽しく!学べる!かじがや卓哉のiPhone豆知識】
11月のテーマは「テレワークに使えるiPhone便利術」
〜署名、VIP、未読機能など、メールにまつわる便利なテクニック 編〜
未知数の魅力であふれるiPhone。「まだまだ使いこなせていない」という人も多いのでは?そこで、“iPhone芸人”でおなじみのかじがや卓哉さんに、思わず「へー!」「便利!」「驚き!」な豆知識を教えてもらいます。

11月のテーマは「テレワークに使えるiPhone便利術」。コロナ禍の影響で、リモートワーク・テレワークを導入する会社が増えましたよね。そうすると、自分のスマホを仕事で使う機会が増えた人も多いのでは?そこで、仕事に使えるiPhoneテクニックを教えてもらいました。書類を簡単にスキャンできたり、メールの返信忘れを防いだり、かっこよく効率的に作業ができるネタ満載です。

●取材・文:沼田佳乃


今回は「メールにまつわる便利なテクニック」について学びます!
11月1回目は、「iPhoneメール」について教えてもらいました。メールを返信するときにいちいち署名を書き換えるのが面倒だったり、大事な仕事メールが大量のプライベートメールに埋もれてしまったり……と不都合が生じてしまう場合もあるのでは?今回のテクニックを学んで、メールをスマートに処理する技を身につけましょう!(ライターN)
いちいちコピペする必要ナシ!署名を設定して仕事メールをスムーズに
かじがやさん:テレワークに使えるiPhone便利術ということで、今週は「iPhoneメール」について紹介していきます。

自宅や外出先からiPhoneで仕事のメールをするときに、自分の連絡先を以前送ったメールからいちいちコピペしている人が意外と多い。そこで設定しておきたいのが「署名」です!メールを作成するときに、最初から自分の連絡先が本文に掲載された状態で書き始められるから、毎回アドレスを書く手間が省ける。

設定方法は、「設定」アプリを起動>「メール」をタップ>「署名」をタップ。メールアプリに複数のアカウントを設定していると「すべてのアカウント」「アカウントごと」が選べるので、いずれかを選択し、仕事用アカウントの入力欄に普段仕事で使っている署名をコピペする。「アカウントごと」で設定すると、プライベートで使っているアカウントには設定されないので、使い分けもできますよ。
大事な仕事相手は「VIP」に追加しよう。読み忘れ防止にもなる!
VIPに設定すると、★マークが表示されるようになります

VIPに設定すると、★マークが表示されるようになります

かじがやさん:続いて「VIP機能」。「VIP」とは特定の連絡先を「VIP」登録することでその相手からのメールだけを抽出できる機能です。仕事関係者など、絶対読まなくてはいけない相手の連絡先を「VIP」に設定しておくと、メールをたくさん受信していてもボタンひとつで「VIP」だけを見ることができるのでうっかり読み忘れを防ぐことができます。

まず初めに、VIPに登録したい相手のメールを開き、差出人の名前をタップすると青文字になるので再びタップ。相手の詳細が出たら、「VIPに追加」をタップすればOK。僕は、仕事の関係者をほとんど入れています。普段は全受信で見ていますが、仕事中などはVIPで表示すると自分がチェックしたい一覧しか出てこないのでとても重宝してます!
ついうっかり返事忘れ……は、「未読」機能を使って防いでみよう
かじがやさん:僕が返信忘れを防ぐのに活用しているのが「未読」です。仕事メールが大量に届く人に特に便利なテクニックなのですが、一度読んだメールで返事を必ずしなきゃいけないものに関してあえて未読に戻すんです。

iPhoneメールには未読だけ表示できる機能があるので、後で未読ボタンを押すと返事をしないといけない案件を一覧にできるという技になります。方法は、開封したメールの中から返信が必要なものに対して、左から右にスワイプし「未開封」にする。
返信するものがないかチェックしたいときは、メールボックスの全受信>左下にある3本線と丸のマークをタップ>丸のマークが青く変わり「未開封」のみ表示されます。

僕は返信が必要なメールを区別するのに使っていますが、大事なメールを未読にする、ずっと残しておきたいものを未読にするなど、自分でルールを作って管理するのもいいのではないでしょうか?
似たような方法で「フラグ」を立てるという機能も。未読と逆に、右から左にスワイプし、「フラグ」を選択するとメールに印がつけられます。
さきほどの「未開封」のときと同じように、「フラグ付き」を一覧で見ることも可能です。その場合は、メールボックスの全受信>編集をタップ>「フラグ付き」にチェックを入れてください。
メールの作成中に別のメールを確認したくなったら、この方法が便利
iPhoneメールで意外と面倒に感じている人が多いのが下書きの一時保存。返信しようと文章を打っていて、ほかのメールを確認したくなるときって結構ありますよね。

このとき、キャンセルをして一旦下書き保存をする人が多いのですが、作成中のメールの上部を下にスライドさせると、画面上に残すことができ、ほかのメールの確認ができるんです。確認したら、メールをタップし、再びメールを打つことができます。

また、「新規作成」ボタンを長押しするだけで、「下書き一覧」を呼び出すことも。こちらの機能も便利なので使ってみてください!
GmailとYahooメールをメインに使っているなら、デフォルト設定を
最後に、2020年10月にリリースされたばかりのiOS 14についた新機能で「デフォルトメールの変更」というものがあります。最近は、メールを送受信するのに「Gmail」「Yahoo!メール」のアプリを使っている人も多い。

その場合、「設定」アプリを起動>「Gmail」または「Yahoo!メール」をタップ>「デフォルトのメールApp」をタップ>「Gmail」または「Yahoo!メール」を選択しておけば、Safariなどで「メールアドレスはこちら」といった案内をクリックすると、メールアプリが起動するときに「Gmail」または「Yahoo!メール」が立ち上がるようになります。

今のところ、対応しているのが「Gmail」と「Yahoo!メール」なので、メインで使っている人はデフォルトに切り替えておくと便利ですよ。

今回はここまで!次回は「書類にまつわるテクニック」についてお届けします!
※掲載している情報は、2020年11月時点のものとなります

かじがや卓哉
吉本興業所属。「家電製品総合アドバイザー」の資格を所有し、iPhone芸人、家電芸人として知られる。著書の「スゴいiPhone」シリーズ(インプレス)は、2018、2019年に日本でいちばん売れたiPhone関連本となっている。

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