第3回　「打合せ」のつくりかた

人類みな平等に与えられている時間。そのデキる人とデキない人の時間の使い方って、どう違うのだろう･･･？この物語は「貧乏暇なし」な凡人こと凡ちゃんが、いつか「金持ち暇あり」な非凡ちゃんになることを夢見て、ビジネスの大半を占める「打合せ」時間の有効的な使い方について日々試行錯誤する、汗と涙の小さなライフハックストーリーである。

文：凡ちゃん

必ず毎朝、妻に「夜の帰りは遅いの？」と尋ねられる凡ちゃんは（実は既婚）、「打合せで遅くなるよ。」が口癖になっております。事実、凡ちゃんのビジネスは毎日が「打合せ」の連続。繁忙期になると、１日10本くらいの「打合せ」が入ったりします。決して「打合せ自慢」でありません。貧乏暇なし。雑用暇なし。このままだと「パパの仕事について作文を書きなさい」というクラスの宿題に、我が息子が（実は子持ち）「ボクのパパは、毎日、打合せというおシゴトをがんばっています。」って堂々と発表してしまいやしないか、親心にちょっとの不安さえ覚えてしまう今日この頃で･･･。

だいぶ話題がそれてしまいましたが、元にもどしましょう。そう、ビジネスとは「打合せ」すること、といっても過言ではないほど「打合せ」で溢れています（よね？）。逆に言えば、「打合せ」がビジネスの中心にあるとしたら、その「打合せ」をうまくコントロールしていくことが、そのビジネス人生をゆとりあるものにしていくのではないか、と凡ちゃんは凡人なりに考えます。

凡ちゃんが最近実行している「打合せ」の組み方、その凡人ポイントをご紹介しましょう。まずオススメなのが、必ず前後30分に余裕をもったスケジュールを習慣づける、ということ。例えば、社内の打合せが「13時から15時」と「17時から19時」に入っていたとします。もしも、そのポッカリ空いた「15時から17時」の間に新しい打合せを入れようとするならば、フル時間ではなく15時半から16時半の1時間を周囲にお願いすることがベストです。

そう、あたりまえのことなのですが、直前の打合せは長引く可能性があります。また、次の打合せまでに用意しておかなきゃいけない資料があるかもしれません。その隙に簡単な電話やメール連絡が必要かもしれません。トイレにも行きたいし、おやつも食べたいし、一服だってしたいでしょう。束縛の厳しい彼女にラブメールしなきゃいけないかもしれませんし。そんな状況における「打合せ前後30分」のゆとりは(15分でもいいです)、連続する打合せに潤いとリズムをもたらしてくれることウケあいです。息つく暇もない時ほど、息つく暇を。これって結構、凡人には有効な心がけだと思います。

また、アイデアや企画の打合せなどは、少人数で、しかもどんなに長くても２時間以内にとどめる、ということをオススメします。これをできるかできないかは、一緒に仕事する上司や仲間の意識によるところが大きいのですが、人間の集中力にも限界があるということを忘れてはいけません。例えば、10数人で朝まで企画打合せ、なんていうのはもう最悪です。まとまるはずのアイデアもうまくまとまらなくなります。そんな超人的な打合せこそ、凡人に太刀打ちできるはずはありません。そんな時こそ「ちょっと別件が入ってまして」などという超凡人な言い訳で対抗。打合せ朝までコースをうまく切り抜けることをオススメします。　

「優秀なビジネスマンは、企業のトップとすれ違うわずか数十秒のエレベーターの中で、ビッグな仕事をまとめあげる。」といいます。まるで映画のような話。凡人には全く縁のない世界のように思えますが、これって実は、僕ら凡人にも有効な考え方です。

顔を合わせることなくメールだけで仕事が進んだり、会って話せば30秒ですむことを誤解なきよう時間をかけて丁寧な文章でメールしたりする昨今。例えば、フロアやエレベーターですれ違った仕事仲間に一言「次の打合せ、いついつだよね？」や「あの件って、こういうことだよね？」という具合に「5秒の打合せ」を心がけることって、意外と有効です。情報伝達をメールだけに頼ると、意図を伝えられなかったり誤解されたり相手が読み落としていたり、というリスクがあります。メール文化になればなるほど、顔を見て話すことが有効です。1日の時間をうまく使うことにつながる、すれ違いざまの「5秒の打合せ」。僕ら凡人にはオススメです。