第3回　業務効率化のためのToDoリスト作成法

第1回、第2回とアイデア発想法についてご紹介しましたが、第3回、4回では、業務効率化のハックをご紹介します。元々、要領が悪いタイプなので、僕が偉そうに業務効率化のハックについて語るのは悩ましいのですが、要領が悪いがゆえに人一番ライフハックに興味をもち、世間一般でいわれる「デキる人」と呼ばれる人の書いたライフハック本を数多く読んできました。モテないからモテ本読むのとまったく同じです。

で、数多くのライフハック本を読んでみて気づいたことは、頭では納得できても、実践は容易ではないということです。結局のところライフハックは習慣化されて初めてその人のものになるのですが、習慣化させること程大変なことはないんですよね。まあそんなこんなで、結局自分に合って、無理なく継続できる方法は自分で見つけるしかありません。僕がこれから書く内容についても、そういう観点から読んでいただければと思います。

ライフハック本には必ず重要項目としてとりあげられるToDoリスト作成方法。ケータイに入力したり、スケジュール帳に記入したり、ポストイットに書いたりと、様々な方法があると思います。僕は、これも手帳に書いて管理しています。今回は、何にToDoリストを書くのかということではなく、ToDoリストの書き方について紹介します。

ToDoリストについても、長期的な目標を達成するために、何をやるかというのをブレイクダウンしていって作成するべきです。会社員時代に、ポカミスの多かった僕はよく上司に怒られており、「明日、上司の怒られないため」のToDoリストを作っていましたが、こんな虚しいことはありません！

多少時間が掛かっても、自分が長期的には何をやりたくて、そのためには今、何をやるべきかということを現実とすり合わせて整理して、ToDoリストへ落とし込んでいくのがよいでしょう。

僕はマインドマップを使って、まず長期的な観点から自分がやるべきことをまとめます。

マインドマップについては以前から知ってはいたものの、なんとなく小難しそうで、使ったことはありませんでした。ある超アナログっぽい映画監督の方から、「脚本もマインドマップを使って書いている」というのを聞いて利用をはじめたのですが、マインドマップは想像以上に使えました。

マインドマップによって、「やるべきこと」をまとめていくメリットについてですが、「やるべきこと」にも、大項目、中項目、小項目があるわけです。例えば、大項目で、「売上げを伸ばす」というのがあれば、その下にぶら下がる項目で、「営業」、「マーケティング」などがあり、さらに「営業」の下には、「どのクライアントに対してどういうアクションをする」という項目がぶら下がります。マインドマップでまとめていくと、大項目として書いていたのが、実は小項目に書かれるべき内容だったりすることに気付きます。こんなとき、手書きでは修正が大変ですが、マインドマップ作成のフリーソフト「FreeMind」を使えば、簡単に修正をすることができます。

最近、マインドマップをWEB上で作成でき、仲間と共有もできる「mindmeister」というサービスもあります。外出先からでも編集、閲覧ができるので、便利です。

マインドマップでまとめた項目ですが、それをいつまでにやるのかを検討し、今日、明日、１～２週間以内にやることは、ToDoリストにまとめ、常に目の前において意識できるようにすると、仕事に効率があがります。

やはり、ToDoリストがあることで、今日一日何が出来て、何が出来なかったのか明確にわかるようになります。また、精神衛生上もToDoリストがあることで、やることが明確になるので不安もなくなります。ToDoリストは夜寝る前か、朝起きて会社に着くまでにやるべきです。会社でヤフーニュースを見て、そこから、ネットサーフィンにはまって時間が無駄にしてしまう前にやりましょう。

次回も、お楽しみに!!