2019年09月03日
TEXT：山口真弘（ITライター）

最近は電子サインや電子署名といったソリューションも増えつつありますが、現場ではまだまだアナログな署名や捺印が使われているケースが大半です。

なかでも契約書や稟議書など、自筆での記入や捺印が必要な書類を繰り返し扱う人にとっては、いかにミスなく記入してもらうか、またいかに迅速に処理をしてもらうかで、日々のルーチンワークの効率は大きく左右されます。

今回はそうした契約書や稟議書の記入・捺印にまつわる業務効率UPに役立つ、目的特化型の付箋3種類をまとめて紹介します。どの製品も複数のラインナップが用意されていますので、自身の業務に合ったものを探してみてください。

督促にも便利、どこに捺印すればよいかひとめで分かる「マルするふせん」

2色入。カラーは他にもあります

捺印箇所がひとめで分かるリングつき

捺印箇所を間違えるミスも防げます

上半分を立てて目立たせることも

ひとつめは、サンスター文具が発売している「マルするふせん」です。付箋の先端がリング状になっていることが特徴で、捺印してほしい箇所に貼り付けることで、リングの中に捺印を促す仕組みです。

「ご捺印ください」という文言が印刷されていますので、わざわざ手書きする必要もありません。リング部分は目立ちやすい蛍光色で縁取られていますので、契約書や稟議書で捺印箇所がが複数ある場合も、うっかり間違って別のところに押してしまうミスも防げます。

また付箋の上部には、期限などを書き込むメモ欄もあり、〆切を強調させるのに役立ちます。それでもなお反応が薄い相手には、付箋の上半分を折り返して立てさらに目立たせたりと、なかなか書類を返してくれない相手への督促に向いた製品と言えそうです。

製品名：マルするふせん ご捺印1
実売価格：340円
発売元：サンスター文具
Amazon：https://www.amazon.co.jp/dp/B077D1Z4SG/

記入箇所がすぐわかる半透明ふせん「ジョーブ メッセージポインター」

「ご記入ください」とあらかじめ印刷済み

半透明なので貼っても邪魔になりません

次に紹介するのは、3Mが発売している「ポスト・イット」のバリエーションのひとつ、「ジョーブ メッセージポインター」です。記入が必要なあらゆる箇所に貼り付けて使える、汎用タイプの矢印型付箋です。

付箋には「ご記入ください」という文言とともに、大きな矢印がプリントされています。これを稟議書や契約書などに貼り付け、記入を促す仕組みです。色は蛍光グリーンで、実際に貼り付けるとかなり目立ちます。

大判の切手くらいのサイズがありますが、半透明のフィルムタイプなので下の文字が覆い隠されることもなく、1枚の書類に何枚も貼り付けても、意外と邪魔になりません。やや粘着力が強めなのが気になるところですが、なんにでも使える汎用タイプの付箋が欲しい人には、もってこいのアイテムです。

製品名：ポスト・イット ジョーブ メッセージポインター 記入用（684P-KH）
実売価格：399円
発売元：スリーエム ジャパン
Amazon：https://www.amazon.co.jp/dp/B0091GRK3Y/

業種ごとにラインナップ、記入内容をあらかじめプリントした「CHECK ふせん」

業種別に頻度の高い項目名が印刷済み

繰り返し同じ文言を書く手間を減らせます

最後に紹介するのは、京浜プリント工業が販売している「CHECK ふせん」です。付箋自体は一般的な作りですが、記入すべき項目名があらかじめプリントされた、完全な用途特化型であることが特徴です。

今回紹介しているのは保険業界向けの付箋で「契約者自著」「被保険者自著」「認印」といった項目名が記されており、保険契約に必要な書類にそのまま貼り付けられます。ほかにも業種ごとにさまざまなラインナップがあり、バラ売りもされていますので、用途に応じて導入できます。

シヤチハタ（大文字）がシャチハタ（ヤが小文字）になっているなど、ややおかしな箇所もあるのですが、記入すべき項目を毎回手書きする手間を省けるため重宝します。Amazonで探すと、この「CHECK ふせん」以外にも、各業種に特化した同様の付箋は他メーカーからも発売されているようですので、自分の業務に合ったものがないか、探してみてはいかがでしょうか。

製品名：CHECK ふせん・セット（保険用）
実売価格：475円
発売元：京浜プリント工業
Amazon：https://www.amazon.co.jp/dp/B0765RCYWG/

［筆者プロフィール］
山口 真弘（やまぐち まさひろ）
ITライター。PC周辺機器メーカーやユーザビリティコンサルタントを経て現職。各種レビュー・ハウツー記事をWEBや雑誌に執筆。最近は専門であるPC周辺機器・アクセサリに加え電子書籍、スマートスピーカーが主な守備範囲。著書に『ScanSnap仕事便利帳』（ソフトバンククリエイティブ）『PDF+Acrobat ビジネス文書活用［ビジテク］ 』（翔泳社）など。Twitter：@kizuki_jpn