第1回　タスクボードで簡単タスク整理

インタビュー

2008.10.14 TUE

第12章デフィデスタッフの日常仕事術

第1回：タスクボードで簡単タスク整理

“Design for Communications”

デフィデ株式会社とは、人と人、人と社会とのコミュニケーションのデザイン（設計・構築）を追求する、クリエイティブ集団です。“Design for Communications”は、創業以来変わらないスローガンでもあり、我々のクライアントに提供する価値でもあるのですが、ここで働く個々のスタッフ同士にももちろん当てはまる屋台骨です。

今回は、そんなデフィデで働くスタッフが、どのような技を使って日々のクリエイティブワークを進めているかを紹介します。

［プロフィール］平山真（ひらやままこと）
デフィデ株式会社の研究開発部に所属。入社以来、デフィデの技術研究などを中心に新機軸を追求する活動を行う。
プライベートでは、福岡を代表するスカバンド「SKA☆ROCKETS」のトランペットを担当している。

GTDのツールは多々あるけれど…

ライフハックということですが、現代社会の多くの社会人は、1日の1/3から1/2は「仕事」に時間を費やしていると思います。「ライフ」という全体の時間軸を考える上で、多くを占める「仕事」を如何に効率よく、かつ高品質に処理するかも重要なポイントであるといえます。今回は、デフィデという会社のスタッフが、どんな技を使って、仕事の効率と質を高めているかを紹介したいと思います。

「GTD」という単語とともに、David Allen氏により提唱された手法をベースにした仕事術には様々なバリエーションがあり、そのためのツールも多数登場しています。おそらく、今回の記事をご覧の方は、コンピュータを利用した業務が中心という方が多いと思いますが、WindowsやMacのデスクトップアプリケーション、あるいはWebアプリケーションで実装されているものもたくさんあり、利用されている方もいらっしゃるかもしれません。「Omni Focus」というMac用アプリケーションや、「Reminder the Milk」というサービスが有名なところのようです。

さて、こういったアプリケーションやサービスは、確かに便利ではあるのですが、それは「コンピュータ」が目の前にあるときに限ります。データを保存したPCやインターネット端末がなければ利用できないわけですから当然です。そもそもGTDで言われているのは、アプリケーションやサービスの活用ではありません。今、しなければならないたった一つのタスクに集中できるよう、他に抱えているタスクを効率よく分類し、無駄な思考を頭脳から追い出すことにあります。そのため、「コンピュータがないと使えない」という制約は、ひとたびコンピュータから離れた時に頭脳に大きな負荷をかける結果となります。「仕事＝コンピュータの操作」という方なら良いのかも知れませんが、そうでない場合、アプリケーションやインターネットサービスを利用した仕事術は、限界があると言わざるを得ません。

アナログなツールで行こう

デフィデでの仕事も、最終的にはコンピュータを使ってデジタルデータとしてアプトプットすることが多いのですが、そこに至るまでのタスクには、さまざまなアナログ作業が介在します。他のスタッフとのディスカッションや社外でのミーティングなど、時間や場所、様々な環境でタスクを遂行していく必要がありますので、どこにでも持ち出せて、簡単に使えるツールがあると便利です。そういう要件に合わせて試行錯誤した結果、このようなアナログのツールを自作しました。

この大きさA4用紙のツールを、自分では「タスクボード」と呼んでいるのですが、要は一件ずつのタスクをポストイットに書いて、タスクボードの所定の場所に貼っていくだけのものです。これでしたら、紙一枚の大きさでどこでも持ち運べ、かつ、筆記具だけを一緒に持てば利用もできますので、私の要件を満たします。

それでは、タスクボードの使い方を簡単に説明します。タスクボードは、今日やるタスクを整理した表面と、明日以降、もしくは未定のタスクを整理した裏面の両面を使います。

まず表面ですが、「To Do」に今日やらないといけないタスクのポストイットをすべて張ります。その中から、対応に着手するものを「Doing」に貼りなおし、そのタスクを開始します。また、「Meeting」はミーティングなど時間が確定しているもの、「Waiting」は誰かの作業待ちになるものを貼ります。「Doing」「Meeting」「Waiting」それぞれに貼ったタスクが終了した時点で、「Finished」に貼りなおします。「Doing」が空けば、「To Do」から新しいポストイットを貼りなおし、作業に当たります。なお、「Doing」にある程度広いエリアを確保していますが、どうしても割り込みの作業が入ることがあるので、その場合は一時的に複数のポストイットを「Doing」に貼ってけるよう、柔軟性を持たせています。

次に裏面です。「New」は、何かしらのタスクが発生したら、その時点でとりあえずポストイットに書いて貼っておくエリアです。これらのタスクは、裏面の他のエリア、場合によっては表面に、休憩時間など後のタイミングで割り振っていきます。「Plan」は直近一週間で対応するタスクを曜日ごとに分配します。原則として、新しい一日の始まりには、「Plan」の当日の曜日のポストイットを、表面の「To Do」に貼りなおすことになります。「Someday」は、一週間以内ではないけれどもいつかはやらないといけないタスク、「Maybe」は、必須ではないが、いつかやりたいと思っているタスクを貼ります。

タスクボードに張るポストイットには、カラーバリエーションのあるものを使います。たとえば赤は重要だったり緊急だったりするタスク、青は細かなタスクにブレークダウンする前のおおざっぱなタスク、といった風に使い分けます。

このように、タスクボードを使うときに必要なのは、ポストイットにタスクを書いて貼ることと、ポストイットを貼りなおしてタスクを整理することだけです。どこでも簡単に、という要件を満たすツールであることがお分かりかと思います。

タスクボードの作り方

タスクボードを作るのも簡単です。必要なものは、エリアを区切った2面の紙と、2枚のクリアファイルだけです。私の場合は用紙をPowerPointで作っていますが、もちろん手書きでも構いません。お好みでカラフルに彩ってもよいでしょう。当然、エリアの区切り方も自由です。

2面の紙を用意したら、それを表裏になるように重ねて、クリアファイルに挟みます。これでもタスクボードとしての機能を果たしますが、持ち運んだときにポストイットがはがれることがあるので、もう一枚のクリアファイルを使ってカバーを作ります。

カバー用のクリアファイルは、閉じている短いほうの端を切り落として、見開きにできるようにします。先ほどの紙を挟んだクリアファイルを、切り開いたクリアファイルでさらに挟み、長い端をホッチキスで止めて、クリアファイルを固定します。これで、カバー付きタスクボードの完成です。