第2回　クリエイターの為の先読み時間管理術

ウェブ業界の方は帰宅するきっかけが終電という方も結構いらっしゃるのではないでしょうか。この業界、ほとんどの会社で深夜残業は当たり前といった状況にあると思いますが、その当たり前を受け入れてしまえば、状況は悪化するばかりです。今回はそんな毎日を改善する為の、「先読み時間管理術」をご紹介したいと思います。

目の前にあるタスクをひたすら片付ける日々で、終わりの見えない毎日を送っている方もいらっしゃると思います。そんな毎日から脱する為には、まずは1日1日にきっちり区切りをつけることからはじめましょう。

私の場合は毎朝その日1日のタスクを調整したうえで、仕事にとりかかります。スケジュール管理にはOutlookを使用していますが、Google Calendarなどの自分が使いやすいツールで良いと思います。

タスクを設定すれば1日は盤石か？といわれればそうではありません。タスクを設定する際にはいくつか気をつけるべきことがあります。私がタスクを管理する上で、気をつけている5つのポイントを紹介します。

・1つのタスクは1.5時間以内に
人が１つのことに集中できるのはせいぜい1.5時間程度といわれています。それなのに3時間のタスクを設定してしまっては、終わるはずのタスクも終わりません。
「そんなこといっても、1.5時間で終わる業務ばかりでないし・・・」と思った方は、そのタスクが細分化できないか考えてみましょう。例えばデザインをするのでも、「要件把握」「参考サイト抽出」「色彩設計」などなど、いろいろなタスクから成り立っていると思います。そのように、なるべく1時間～1.5時間のタスクまで落とし込みましょう。

・予備時間を設定する
これはかなり重要です。1日のタスクを設定する際に、ついつい目いっぱい入れてしまいたくなって、びっしり埋まったスケジュールを見て満足感に浸ってしまうこともあるのではないでしょうか。しかし、1日が自分の想定したタスクだけで終わることはそうあることではありません。

予想外の作業が発生したり、目標にした時間内に終われなかったり。そういった時にタスクがびっしり埋まっていたら調整のしようがなく、焦りがつのるばかりで心に余裕がなくなってしまいます。例えば2時間ごとに30分予備時間を設定しておくなど、想定外のタスクにも柔軟に対応できるようにしましょう。

・整理をルーチンワーク化する
デスクトップが散らかったままだったり、書類が山のように積まれていたりする方はいないでしょうか。そんな状態だと、ファイルや書類を探すといった無駄なタスクが日々発生してしまいます。

それを避けるために「毎日15分間デスクトップを整理する」「週に1度30分書類を整理する」というタスクを設定しておけば、常に整理された環境で仕事に取り掛かれます。

よくいわれることですが、散らかった環境で業務をしていると、視界に入るいろいろなことが気になってしまい、業務に集中できなくなる・・・という弊害もあります。

日々少しずつやっておけば、「これなんの書類だ？」ということもなく整理も楽に行えます。

・マルチタスクという手も
例えば1時間でタスクを設定しても、煮詰まってしまってタスクが終わらないこともあります。無理してそのまま作業を進めても、ただ時間がたつばかり・・・という経験を持っているかたはたくさんいるのではないでしょうか。

そういう時には、思い切って違うタスクに切り替えるというのも有効な手段です。

意外に他のタスクを片づけた後にもう1度チャレンジしてみると、あっさり片付いてしまうということもあります。

・最後に夕方のひと区切り
規定の業務時間が終わる夕方18時ごろ、私は1日を振り返ることにしています。

1日の最後に明日のタスクを整理するという方もたくさんいると思いますが、私の場合は夕方です。

なぜかというと、1日の終わりではその日のタスクを調整しようがないからです。夕方であれば、「これは明日に回して・・・」とか、「明日はタスクが詰まっているから今日のうちに少しやっておくか・・・」とか調整することができます。

心配だからできるだけやっておこう・・・とついつい頑張ってしまいがちですが、残業したけどたいして進まなかったな・・・と反省で1日を終える結果になりかねません。

といろいろ述べた私も実はすべてを実行できなかったりすることもあります。そんな時は予定通りにタスクが終わらないものです。

皆様も自分にあった管理術を見つけて、充実した1日を過ごしてください。

次回をお楽しみに!!