これからライター、Webライターになりたい人＆なりたての人に向けてお届けする「あたりまえライター処世術」。5回目のテーマは、「電話・メールについて」。仕事をするうえで欠かせないものといえば、電話とメール。クライアントに対して、こまめなレスをするのはとても大事で、しっかり対応すれば信頼度が増す！もし返事をおろそかにすると……!?

はじめに

原稿の依頼で編集さんから電話がかかってきたり、スケジュールの確認のために依頼主にメールしたり……、仕事をするうえで欠かせないのが電話とメール。ということで、今回は“電話とメールで気をつけておきたいこと”を紹介しようと思います。

「電話とメールなんていちいち説明されなくても、普通にやり取りできてるし！」と思うかもしれませんが、編集、ライターという職業をしてきて、地味に大事だと感じたのが、電話とメールのやり取りなんです。それでは、じっくりと説明していきます。

【電話の場合】電話の声、めちゃくちゃ怖くないか？

掲載交渉のためにお店へ連絡する、新商品・プレス発表会のお知らせでPR会社から連絡がくる……ということが多々あるのでは。そんなとき、やはり相手にいい印象を持ってもらいたいですよね。そこで気をつけたいのが声のトーン。暗い印象にならないよう、ほんの少しテンションを上げるようにしています。

対面で話すとハキハキ元気、感じがよくて話しやすい広報さんがいるのですが、電話だとその逆で威圧的。それっておそらく、電話口だと声がより低く聞こえてしまうからなんですよね。せっかく素敵な人でも、電話の印象を悪くしてしまっては意味がありません……（涙）。

電話の受け答えは、やりすぎない程度にテンション、声のトーンを上げるのがおすすめです。

【メールの場合】返事なくない？おいおい、大丈夫か？

今のご時世、電話以上に欠かせないのがメールではないでしょうか。仕事の依頼も電話よりメールでの方が多い気がします（丁寧な編集さんは、どちらもしれくれるけれど）。というわけで、電話以上に気をつけたいのがメールでのやり取りです。

まず、ひとつ目の話。「土曜か日曜に取材があるけど、お願いできる？」というメールが夜に来ました。土日は基本的に仕事を受けないようにしていし、夜送られてきたメールだったので、受けるか受けないかちゃんと考えて、翌日返信しよう！と思い、のんびり昼過ぎに返事をすると、「ごめん、もうほかの人に仕事ふっちゃった」という連絡が……。

「え!!急いで返信してほしいなら言ってくれよ、せっかち!!」と思いつつ、反省しました。仕事の依頼の場合、考える時間が必要なら一度連絡を入れておくべきだと……。はっきり考える時間をくださいと言わなくてもいいんです。「スケジュールの確認をするので、翌日までお待ちいただけますか？」と一報を入れるだけで、ぜんぜん違うんですよね。編集さんも急ぎなら「早く返事してほしい」と言ってくれるし、急ぎでなければ「いつまでに返事ください」となるわけです。

こんこともあった。心配性な編集に相談された話

続いて、心配性な某編集さんに相談された話です。「知り合いに紹介されて、仕事をお願いしている若手ライターさんがいるんだけれど、とにかく返事が遅い。中堅とかベテランのライターさんなら、そこまで気にしないけれど、ライター始めたばかりの人だから、なんだか不安」と。例えば、午前中に連絡しても、翌日の夜にならないと返信が来ないそう。文章は上手だけれど、あまりにレスが遅いのが耐えられず、仕事を依頼するのをやめてしまったのだとか。

「注意して、直すよう努力してもらえば？」と伝えていたのですが、「自分だけならまだしも、掲載先へもレスが遅いんじゃないか、ちゃんと連絡を取り合えているのか不安になってしまうから、もう無理（涙）」と。これって、とーーーーってももったいない話ですよね。せっかく文章が書けるのに、メールの返信を適当にしたがために仕事を失ってしまうのって、悲しくないですか？

最初の話も、2番目の話も、結局は早めのレスが大事ということ。まだライターを始めたばかりの人を雇うことに対して、依頼主は少し不安がある場合も。メールを返さないだけで信用が……!?ライターは取材に出たりなにかと動きまわる職種ですし、急用でもない限り30分以内、1時間以内に返事しろとは思いません。けれど、もらったメールは半日ないし1日以内に返すのがベスト（自分自身、忘れないうちに返事した方が楽ですし）では。

もし取材が入っていてすぐに返事ができなくなりそうな日などは、前日にそのことをメールしておいたり、連絡がきていたら返事がすぐできなかったことを超軽くおわびしたりしています。編集などの依頼主にへりくだる必要はありませんが、ほんの少し気をつけるだけで、印象・評価が変わってくると思いますよ。次の仕事につなげるために、いい印象でいたいですもんね！

第5回　まとめ

ライターとしていい印象を心がける！電話はちょっとトーンを上げて、相手も話しやすく。メールは寝かせずちゃんと返信をして、依頼主も、そして自分自身もストレスフリーに。

次回のテーマは「取材について考える」。いざ取材へ！でも、相手からしっかり話を聞くことができているのでしょうか？