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やる気がなくてもタスクが片付く魔法のようなタスク管理術【02】~ 実行できるタスクフセンの条件はこれだ! ほか

2020.1.26 SUN

 3ステップ時間管理術   ステップ2 
やる気がなくてもタスクが片付く魔法のようなタスク管理術【02】~ 実行できるタスクフセンの条件はこれだ! ほか

ステップ2では煩雑になりがちな「タスク」を管理する方法をお伝えします。3ステップ時間管理術でもかなり重要なステップです。
タスクを書き出すミッション1
フセンを用意しましょう

フセンに書き出すメリットは十分お伝えしてきました。ここからは、いよいよタスクを書き出す具体的な手順やルールについてお伝えしていきます。

まずはツールを用意しましょう。私が普段使用しているのは、手帳型にフセンがまとまっている「あな吉フセン(「Atelier Lien & あな吉手帳術公式オンラインショップ」URL  https://atelier-lien2018.ocnk.net/)」です。1ページに10枚の細いフセンが並んでいるので、どんどん書くことができてとても便利です。

ただ、あな吉フセンはネット通販だけなので、手元にフセンがなくてすぐに必要な場合は、スリーエム社の「ポスト・イット」を雑貨屋で購入することもあります。

100円ショップにもフセンは売っているのですが、貼って剥がして、また貼り直す前提で使うので、粘着力が弱すぎるとすぐに剥がれ落ちたり、逆に強すぎると剥がす際に手帳の紙がゆがんでしまったりします。

3ステップ時間管理術では、とてもたくさんのフセンを使用しますから、こうしたちょっとしたところでストレスを感じてしまうと、書くこと自体が続かなくなってしまう危険性があります。やはりここではそれなりに品質のよいフセンをオススメしたいところです。

また、あな吉フセンもポスト・イットも細めのフセンなのですが、この「細さ」にも理由はあります。そちらについては「ベストタイミングでタスクを実行 “理想の一日”を作る行動管理術(2月7日より公開予定)」でご説明します。
タスクを書き出すミッション2
「タスクフセンの3つの鉄則」に従って思いつくことをどんどん書き出す

タスクはフセンに書きましょう、と言ってもただ「書けばいい」というわけではありません。ちゃんと「正しい書き方」をしないと、「フセンには書いて貼ったけど、貼りっぱなしでぜんぜん消えない(実行できない)…」という、かつての私のような状況になってしまいます。

そこで、私たち3ステップ時間管理術のインストラクターが「鉄則」と呼んでいる非常に重要なルールが3つありますので、これからご紹介していきます。この「鉄則」をしっかり意識して取り組んでみてください。きっとその効果に感動するはずです。
実行できるタスクフセンの条件はこれだ!「タスクフセンの3つの鉄則」

鉄則1.今すぐやらないすべてのことをフセンに書く
鉄則2.単語ではなくフルセンテンスで書く
鉄則3.1アクション1フセンで書く


これらの鉄則を、順にご説明していきます。

鉄則1.今すぐやらないすべてのことをフセンに書く

思いついたタスクは「すべて」フセンに書き出しましょう。この時の注意点をお伝えします。

● 定期的に「書き出すための時間」を取る

もちろんタスクを思いつくたびにフセンに書けばよいのですが、その場ですぐに書けない状況もありますし、落ち着いた環境で「何をしたいのか、何をすべきなのか」を考えることで思い浮かぶものもあります。

ですから、「タスクを書き出すことに集中するための時間」を定期的に確保して取り組みましょう。私の場合は週に2~3度、10分程度、そうでなくても頭の中が煮詰まってきたと感じた時にこの時間を取るようにしています。

こうした時間を定期的に取るためには、例えば週に1度日曜日の午前中に15分とか、毎朝7時から5分とか、実行する曜日や時間帯を決めてしまうとよいでしょう。

● 思いついたことを「評価・判断」せずに書く

タスクを書き出す際は、手を止めず、思いついたことをそのまま書き出すつもりで取り組んでください。

慣れないうちの「あるある」として、「やろうかな、やりたいな」とタスクを思いつくのと同時に、「これ、書くほどのことかな…」とか「たいしたことじゃないよね…」とか「ホントにやる必要あるかなぁ…」とも思ってしまうこと。この時点でタスクに対して評価や判断を加えてしまうと、書き出せなくなってしまいます。

やる、やらない、やりたい、やりたくない、簡単そう、難しそう、は後から評価・判断することにして、まずは書き出すことに集中してください。

イメージは、「頭の中を空っぽにすること」。 講座では「頭の中にあるすべてのタスクを外付けハードディスク(フセン)に移してしまう」という風に説明しています。ここがうまくできると、終わったときに本当に頭がスッキリする感覚がありますよ。
<strong>「鉄則1. 今すぐやらないすべてのことをフセンに書く」の例</strong> スケジュールを整理すると、スキマ時間は予想以上に出てくるものです。その時間を効率よく生かしていくためにも思い付く限りのタスクを書き出しましょう。

「鉄則1. 今すぐやらないすべてのことをフセンに書く」の例
スケジュールを整理すると、スキマ時間は予想以上に出てくるものです。その時間を効率よく生かしていくためにも思い付く限りのタスクを書き出しましょう。

鉄則2.単語ではなくフルセンテンスで書く

タスクをフセンに書く時は、単語ではなくフルセンテンスで書きましょう。これが鉄則その2です。

大きさにもよりますが、フセンだと書くスペースが十分にあるわけではないので、ついキーワードだけ書いて終わりにしがちです。ですが、あえてキーワードで済ませずにフルセンテンス、つまり「完結した文章」で書くようにしてみてください。

悪い例:10/11 会議室
良い例:10/11の会議室を予約する

悪い例:総務 名刺
良い例:総務に名刺を100枚発注する

「キーワードだけでもわかるのに」と思うかもしれませんが、タスクを書いたときは何をするか明確にイメージできていても、数日たってフセンを見返した時に「あれ、これは何をするんだったっけ?」となってしまうことも案外多いものです。それを防ぐためにもタスクフセンはフルセンテンスでできるだけ詳しく書くようにしましょう。

この工夫は未来の自分のためになると同時に、他の人にタスクをお願いする際にも効果を発揮します。誰が読んでも伝わるようにフルセンテンスでタスクを書いておくと、お願いしたい相手に「はい、このタスクお願い」とフセンを渡すだけでお願いできてしまうからです。特に、このタスク管理術をチームで採用する場合には非常に重要なスキルになってきます。

ちなみに、「略語」は自分や関係者がわかる範囲で使用してもOKです。例えば私の場合、小さなフセンに「3ステップ時間管理術」と書くのはたいへんなので、③ と書くようにしています。
<strong>「鉄則2. 単語ではなくフルセンテンスで書く」の例</strong> フセンの限られたスペースでは、あまり細かく書けないかもしれませんが、フセン1枚を見ただけで、やるべきことがわかるようにフルセンテンス(完結した文章)で書くのが基本です。

「鉄則2. 単語ではなくフルセンテンスで書く」の例
フセンの限られたスペースでは、あまり細かく書けないかもしれませんが、フセン1枚を見ただけで、やるべきことがわかるようにフルセンテンス(完結した文章)で書くのが基本です。

鉄則3.1アクション1フセンで書く

慣れないうちは、1枚のフセンに複数のアクションを書いてしまいがちですが、1枚のフセンには1アクションのみ書くようにしてください。

例えば、「製本した会議資料を10人分コピーして会議室に並べる」というタスクがある場合、これをフセン1枚に書いてしまうのではなく、3枚に分けて書きます。

1.会議資料を10部コピーする
2.コピーした資料を製本する
3.製本した資料を会議室に並べる


わざわざ分けて書く理由やメリットについては後ほど「タスクを細分化する」の項目でも詳しく説明します。
<strong>「鉄則3. 1アクション1フセンで書く」の例</strong> フセンに書かれたタスクに取りかかりやすくするために、タスクのハードルを低く設定しましょう。これを行うことで、さらに効率よく作業をこなすことができます。

「鉄則3. 1アクション1フセンで書く」の例
フセンに書かれたタスクに取りかかりやすくするために、タスクのハードルを低く設定しましょう。これを行うことで、さらに効率よく作業をこなすことができます。

書籍で読むならこちら!
手帳とフセンで簡単・的確にスケジュールが整理できる 3ステップ時間管理術

著:酒井 秀介 監修: 浅倉 ユキ
定価:本体1,500円+税 
四六判・240ページ

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