【3ステップ時間管理術】やる気がなくてもタスクが片付く魔法のようなタスク管理術【05】～タスク細分化はどこまで細かくすればいい？

2020.01.17 Fri

やる気がなくてもタスクが片付く魔法のようなタスク管理術【05】～タスク細分化はどこまで細かくすればいい？

　3ステップ時間管理術　　　ステップ２　

ステップ２では煩雑になりがちな「タスク」を管理する方法をお伝えします。３ステップ時間管理術でもかなり重要なステップです。

タスク細分化はどこまで細かくすればいい？
［ＷＯＲＫ］タスクを細分化してみよう

タスク細分化はどこまで細かくすればいい？

すでに予想はついているかもしれませんが、細分化には「終わり」がありません。細分化しようと思えば、いくらでもできてしまいます。そこで出てくる疑問が、「どこまで細分化すればいいのか？」です。いくつかの目安を挙げておきます。

取るべきアクションが明確にイメージできるまで細分化する

「アクション＝具体的な行動」です。極端な例ですが、「頑張る」と書いてあっても取るべきアクションはイメージできません。タスクフセンを読んだ時に「この通りに行動すればいいんだな」とイメージできない場合は、もう少し具体的になるまで細分化しておきましょう。

タスクの見込み時間が30分以内になるまで細分化する

右端に書いているタスクの見込み時間を目安にすることもよい方法です。ひとつの基準は「最大30分」です。私は実際には「25分」くらいに抑えるようにしていますが、見込み時間がそれを超えているようなら、そのタスクフセンはさらに細分化できる可能性があります。

もちろん中には物理的に30分では終わらないものもあると思いますが、その場合、理想としては30分×〇枚のフセンを書きます。90分かかりそうだとすれば30分×３枚です。もちろん実際にどこまで書き分けるかは調整してもよいと思います。

「この先」がイメージできなくなるまで細分化する

過去にやったことがあることなら細分化もしやすいのですが、未経験のことだと、「手順をイメージしながら書き出しましょう」と言っても最後までイメージすること自体が難しいものです。その場合、細分化して書き出すのは「イメージできるところまで」でOKです。

例えば、初めて取り組むあるタスクを完了させるのに本来は10の細分化タスクが必要だったとしても、未経験なので3つ目くらいまでしかイメージできないとします。それなら、まずは3つ目まで細分化すればOK。その3枚をまずは実行しましょう。

取り組む前の状態は知識や経験が「０」なので、言い換えれば「すべて想像」なのですが、タスクを3枚目まで実行した状態なら、少なくともその3枚分は知識、経験を得ているので、それ以降のイメージが以前よりもしやすくなっているはずです。イメージがしやすくなったら続きの細分化に取り組みましょう。

フセンを見て抵抗や「面倒そう」がなくなるまで細分化する

目の前のタスクフセンを眺めて、「面倒そう…」とか「たいへんそう…」といった抵抗が出るようなら、それはもう少し細分化することをオススメします。「家の掃除をする」を読んで「面倒そう…」と感じるなら、細分化して「デスクの上を片付ける」とすれば「まあ、デスクの上くらいなら…」という気分になるはずです。「事業計画を立てる」というフセンを「たいへんそう…」と思うなら、細分化して「去年の売上を調べる」にすれば「まずは調べればいいのね」とハードルが下がるはず。

細分化のメリットは「やる気がなくてもタスクが片付く」ことなので、「やる気が湧かなくてもこれくらいなら頑張れそうだ」というレベルまでの細分化を目指しましょう。

慣れていることは大きめでもOK

これまでは「こんな時はもっと細分化しましょう」という視点でお伝えしてきましたが、それとは逆の視点で、「こんな時はもう細分化しなくてもOK」という基準も書いておきますね。

ズバリ、自分が慣れていることはそこまで詳細に細分化しなくてもOKです。

例えば、私は毎日メルマガを書いているので、メルマガを書くというタスクはとても慣れたタスクです。ですから、フセンにも「メルマガを書く」としか書いていません。それを読んで「面倒そう」とは思いませんし、「この時間に書くんだったな」と思うだけで、すぐに着手することができます。

ですが、メルマガを書いたことがない人が「メルマガを書く」というフセンを読んでも、絶対に書けません。そのタスクに取り組むためには細分化が必要になりますね。

このように、慣れているタスク、慣れていないタスクは人によって違いますから、誰か他の人に自分が慣れているタスクをお願いする際は、その細分化で相手にとって十分かどうか注意が必要です。

［ＷＯＲＫ］タスクを細分化してみよう

それではここで、実際にタスクを細分化してみましょう。

すでにタスクを書き出していればそれらのタスクフセンをそのまま使いましょう。もし、まだタスク書き出しのワークをしていなければ、次に進む前にぜひ取り組んでみてください。では、細分化のステップを説明します。

1．細分化するタスクを選ぶ

目の前に並んでいるタスクフセンから、まずは1枚、選んでみましょう。基本的に自由に選んでいただければと思いますが、次のような条件に当てはまるものがあれば、優先的に細分化してみるとよいでしょう。

● 早く片付けてしまいたいタスク
● 面倒に感じるタスク
● 見込み時間が長めのタスク

2．細分化する

すでに説明したとおりですが、そのタスクフセンを前に自分に問いかけてください。

「今からこのタスクに取り掛かるとしたら、最初に何をする？」
→ その答えを新しいフセンに書く

「じゃあこの次には、何をする？」
→ その答えを新しいフセンに書く

「じゃあこの次は…？」
→ その答えを新しいフセンに書く

これを繰り返して、最初に書いたタスクが完了する段階まで、または「これ以上は今はイメージできない」という段階まで細分化してみてください。

ちなみに、次の「タスクフセンの優先順位を付ける」で詳細に説明しますが、細分化した一連のタスクフセンは、実行する日に振り分けていく過程で順番どおりにならなかったり、違う場所に貼られたりすることもあります。

そこで、この時点でフセンの左端に細分化前のタスクの頭文字やマークを入れておくと、あとで見直した時に「このタスクフセンは元々どのタスクのものだったっけ？」となるのを防げます。

例えば私の場合は３ステップ時間管理術の原稿を書くという元々のタスクを細分化したタスクフセンには、左端に③と書くようにしています。

例　③ 高木さんにインタビューを申し込む－５分　
　　③ 原稿を執筆する－25分

3．他のタスクフセンも細分化する

同じように他のタスクフセンも細分化してみましょう。この時の基準として「この1週間で片付けてしまいたいもの」を優先して細分化すると取り組むモチベーションが高くなりますし、またスッキリ感、安心感も実感できると思います。

さて、ここまでのワークをこなしていれば、きっとあなたの目の前にはたくさんのタスクフセンが並んでいるはずです。ここからはタスクの書き出しとタスクの細分化にある程度取り組んでいることを前提にお伝えしていきます。

リアルの講座でも、このタスクの書き出しやタスクの細分化のワークにしっかりと時間を取って取り組んでいただきますが、皆さん自分で書き出したフセンを眺めて、「こんなにたくさんやることがあったんですね…」という感想、そして同時にこんな感想も漏らします。「これだけのことを頭の中だけで管理しようなんて無謀でした」「無理や漏れが出てもおかしくなかったです…」「これだけあると、どれから手を着けていいのかわからなくなりそうです…」

もしかすると、あなたも同じように感じているかもしれませんね。でも、安心してください。次の項では、それらの膨大なタスクフセンに優先順位を付けて実行しやすくする手順についてご説明していきます。