【3ステップ時間管理術】やる気がなくてもタスクが片付く魔法のようなタスク管理術【03】～フセンの右側にタスクにかかる見込み時間を書く

2019.12.27 Fri

やる気がなくてもタスクが片付く魔法のようなタスク管理術【03】～フセンの右側にタスクにかかる見込み時間を書く

　3ステップ時間管理術　　　ステップ２　

ステップ２では煩雑になりがちな「タスク」を管理する方法をお伝えします。３ステップ時間管理術でもかなり重要なステップです。

タスクを書き出すミッション３
フセンの右端にタスクにかかる見込み時間を書く

タスクを書き出すミッション３
フセンの右端にタスクにかかる見込み時間を書く

タスクを書き出す際に、フセンの右端は少しだけスペースを空けておいてください。そのスペースにはそのタスクにかかる「見込み時間」を書き込みます。タスクフセンの右端に見込み時間を書くと、こんなメリットがあります。

タスクを時間で管理するので全体の予定が崩れない

実はタスクを管理する基準には「量」と「時間」があります。言い換えると…

「量で管理する＝完了するまでやる」
「時間で管理する＝決めた時間だけやる」

タスクを量で管理するとは、「本を10ページ読む」とか「5キロ走る」といった管理方法です。これを時間基準に変えると、「本を15分読む」「30分走る」という表現になります。

ですが、本を読もうと思っても、10ページを読むのにかかる時間はその日の集中力や本の内容によって変わってきます。ある日は10ページを10分で読めても、別の日は10ページに30分かかるかもしれません。そういう管理の方法では、30分かかってしまった日は他の予定全体にも悪影響が出てしまいます。

一方、決めた時間だけやるようにすると、「15分読む」と決めておけば、その15分で10ページ読める日もあれば3ページしか読めない日もあるでしょうが、予定通り15分で終えるので他の予定には影響を与えません。

もちろん、締め切りが迫っているようなタスクであれば、「時間で管理する」では間に合わないこともあるので、その場合は「完了するまでやる」としなくてはならない場面もあると思います。

タスクの状況によって使い分けるしかありませんが、そもそもそういう「完了するまでやらなくてはならない」状況になってしまわないように、余裕をもって「時間で管理する」を活用してください。

<strong>タスクを「量」で管理するか、「時間」で管理するかの比較</strong> 効率よく作業を進めるためには、しっかりと時間を決める必要があります。そうすることで、しっかりした段取りが組めるようになるのです。

タスクを「量」で管理するか、「時間」で管理するかの比較
効率よく作業を進めるためには、しっかりと時間を決める必要があります。そうすることで、しっかりした段取りが組めるようになるのです。

必要以上に時間をかけてしまうことを防ぐ

ちょっと調べ物をしようと思ってネットを検索していたら、いつの間にか30分も経っていた…　なんて経験はないでしょうか？　こんなこともフセンに見込み時間を書くことで解消されます。

プレゼン資料を作成するために「取引先のA社のホームページをチェックする」というタスクがあるとします。では、そのホームページはどのくらいの時間チェックすればよいのでしょうか？　15分？　30分？　それとも3時間？

明確な正解やルールはないと思います。ですが、A社のホームページを15分チェックした場合と3時間チェックした場合と、かける時間は12倍ですが、できあがるプレゼン資料の完成度に12倍の差は出ないでしょう。

だとすると、ホームページにかける時間は15分なら15分と決めて、残りの2時間45分を他のことに使ったほうが全体の完成度は上がるのではないでしょうか。

こんな風に「いくらでも時間をかけられるタスク」は意外と多いものです。だからこそ、そうしたタスクにかける時間をあらかじめ決めてフセンの右端に書いておくことで、「このタスクにはこの時間しかかけないぞ」という自分への宣言にもなり、必要以上の時間をかけてしまうことが防げます。

時間は有限です。限られた時間をどのタスクにどの程度、投資するのか。しっかりと考えて最適な配分を行いましょう。

スキマ時間に適切なタスクを流し込める

ステップ1を思い出してください。レフト式のカレンダーを使うことで、スキマ時間が浮かび上がりました。その浮かび上がったスキマ時間に適切なタスクを充てていく、というのがスキマ時間の有効な使い方になりますが、タスクの見込み時間がないとどうなるでしょう。

15分しかないスキマ時間に30分かかってしまうタスクを入れようとしても無理があります。15分のスキマ時間には15分以内のタスクを、30分のスキマ時間には30分以内のタスクを流し込むのがセオリーです。

この時、タスクフセンの右端に見込み時間を記入しておけば、適切なタスクを適切なスキマ時間にこなすことができるようになります。

時間を基準に「細分化」の必要性を判断できる

「細分化」については次の項で詳しく説明しますが、要はタスクをさらに小さなタスクに分解していくことです。タスクを細分化することで、よりタスクを実行しやすくなり、スキマ時間に流し込みやすくなります。

その細分化の際にポイントになるのが「どこまで細分化するか」ですが、タスクの見込み時間で細分化が必要かどうかを判断することができます。

例えば「プレゼン資料を作る　4時間」というフセンがあっても、4時間のまとまった時間なんてなかなか取れないと思います。だとすると、このタスクフセンはもっと細分化する必要がある、と判断できるようになります。